Mobatime Success Story

Der Zeit voraus

Bei der Mobatime AG steht die Zeit im Zentrum. Das beweist die Anbieterin von Zeiterfassungssystemen nicht nur mit ihren exakten Produkten, sondern auch mit der frühzeitigen Vorbereitung auf die Herausforderungen der Zukunft.

Pünktlich wie eine Schweizer Uhr. Diese Redewendung trifft wohl auf niemanden so genau zu wie auf die Mobatime AG. Das Schweizer Unternehmen entwickelt hochpräzise Zeiterfassungssysteme für verschiedenste Branchen. Ihr bekanntestes Produkt: die SBB-Bahnhofsuhr. Pünktlich zur voranschreitenden Digitalisierung modernisierte das Unternehmen sein ERP-System und sattelte im November 2020 auf die neuste SAP-Lösung S/4HANA um. Mit diesem Schritt bewies Mobatime erneut ihr Gespür für perfektes Timing und zeigt, wie man sich als KMU frühzeitig für die Zukunft wappnet.

Ausgangslage

Nirgends in der Schweiz ticken die Uhren so genau wie in Dübendorf (ZH). Dort befindet sich der Hauptsitz der Mobatime AG. Aus dem Hause des Schweizer Uhrenherstellers stammen die berühmten SBB-Bahnhofsuhren mit weissem Zifferblatt, silberner Fassung und dem roten Sekundenzeiger. Mobatime führte mit den legendären Bahnhofsuhren die Stellsekunde ein, was bedeutet, dass die Uhren jede Minute für 1,5 Sekunden stoppen, um schweizweit synchron zu bleiben. Das Schweizer KMU ist an den beiden Standorten Dübendorf und Lausanne tätig und beschäftigt mittlerweile rund 90 Mitarbeitende.

Typisch Schweiz

Ob sich die Unternehmensphilosophie ebenso durch Genauigkeit auszeichnet? Die Antwort von Stefan Häberli, CEO der Mobatime AG, zeigt, wie sehr Swissness gelebt wird: «Der Franken wird zuerst verdient, bevor er ausgegeben wird.» Mit dieser bodenständigen Haltung gepaart mit geballter Innovationskraft hat es das Unternehmen weit gebracht. Es ist Schweizer Marktführer in der Entwicklung, Produktion und im Verkauf von Uhrenanlagen, Zeitsystemen und sogenannten Zeitreferenzen, die sich mit anderen Zeitsystemen synchronisieren und so stets die genaue Uhrzeit garantieren.

Der Zeit voraus

Ob analog oder digital – weltweit sind mehrere zehntausend Mobatime-Anlagen in Betrieb, beispielsweise an Flughäfen, Bahnhöfen, in der Industrie sowie auf öffentlichen Arealen. Das Unternehmen geht mit der Zeit und ist ihr meist sogar einen Schritt voraus. «Wir sind ein dynamisches Handelsunternehmen und leben in der Digitalisierung. Wenn wir Opportunitäten sehen, ergreifen wir diese sofort», sagt CEO Stefan Häberli. So auch im Jahr 2018, als sich Mobatime für die Umstellung auf ein neues ERP-System entschied.

«Wenn wir Opportunitäten sehen,
ergreifen wir diese sofort.»

Moba Time Alt 1

Stefan Häberli
CEO
Mobatime AG


Zielsetzung

Seit 2003 hatte Mobatime die ERP-Lösung SAP ECC in Betrieb. Die Prozesse waren effizient, gut eingespielt und auf das Unternehmen angepasst. Wieso also der Wechsel? «Als KMU unserer Grösse sollte man Projekte dann in Angriff nehmen, wenn man es kann und die nötigen Ressourcen zur Verfügung hat», sagt Stefan Häberli. So ging Mobatime 2018 die Aufgleisung einer ERP-Conversion an. Dass das Unternehmen auf die ERP-Nachfolgelösung SAP S/4HANA umsteigen würde, war für den CEO nur eine Frage der Zeit.

Klare Erwartungen

«Die ERP-Software SAP S/4HANA gibt uns Planungssicherheit, da sie bis mindestens 2040 in der Wartung ist», sagt Häberli. Denn die Geschäftsprozesse des Unternehmens müssen genauso verlässlich und exakt wie die Mobatime-Uhrwerke sein. «Von einem ERP-System erwarte ich, dass es 365 Tage im Jahr seinen Dienst tut. Es soll effizient und schlank sein. Es soll die Führungszahlen liefern und zwar schnell und in Echtzeit. Das sind für mich Keyfaktoren», so Häberli.

Schnelle Erträge

Im Gespräch mit dem CEO merkt man, dass die Mobatime AG pragmatisch tickt. So wurden auch für die ERP-Umstellung Quick Wins definiert, also Resultate, die man möglichst schnell und ohne grosse Umwege erreicht. Eines davon war die Realisierung des automatischen PDF-Versands für den gesamten Bestellungsprozess. So bekommen die Kunden von Mobatime heute von der Auftragsbestätigung via Lieferschein bis hin zur Rechnung alle relevanten Dokumente als PDF per E-Mail – ohne dass sich ein Backoffice-Mitarbeitender darum kümmern muss.

Lösung für Mobatime

Es galt also, die alten, starken Prozesse in ein neues System zu übertragen und sie dabei punktuell anzupassen. Nach der erfolgreichen Migration auf die HANA-Datenbank startete die Conversion im März 2020. Nur neun Monate später ging SAP S/4HANA bei Mobatime live. Ohne Bugs, ohne Hürden und pünktlich wie eine Mobatime-Uhr. Wie war eine solch reibungslose Umstellung möglich? «Ausführliches Testen der einzelnen Funktionen ist enorm wichtig. Da haben wir jeweils sehr viel Zeit investiert, bevor wir zum nächsten Punkt voranschritten», erinnert sich Häberli.

Den richtigen Flow

Nebst sorgfältigen Testläufen braucht es für ein solches Projekt einen starken Implementierungspartner. Diese Rolle übernahm bei der Mobatime-Conversion die Innflow AG, eines der führenden SAP-Beratungsunternehmen der Schweiz. Thomas Hottinger, Co-Managing Director & Senior Partner bei Innflow, begleitet die Mobatime AG schon seit 2003 bei sämtlichen SAP-Projekten. Aus seiner 33-jährigen IT-Erfahrung weiss er: «Es ist wichtig, dass Entscheidungsträger in den. Meetings sitzen, damit man rank und schlank durch den Prozess kommt. Das war bei Mobatime stets gegeben.»

Weitblick

Und was sagt der ERP-Experte zum Wechsel auf ein neues System, obwohl das alte noch einwandfrei läuft? «Die Digitalisierungswelle öffnet viele neue Türen und alle fragen sich, in welche Richtung sie wollen. Mit SAP S/4HANA sind unsere Kunden bereit für jedes Ziel», so Thomas Hottinger. Mobatime ging mit der Conversion frühzeitig in Richtung Zukunft und manifestierte mit diesem Schritt ihre Unternehmensphilosophie. «Wir sind schon immer der Technologie gefolgt, damit wir in dieser dynamischen Zeit stets wettbewerbsfähig bleiben», sagt Stefan

PDF

Success Story

2.97MB  |  2021

DEUTSCH

«Mit SAP können wir jederzeit und ohne Probleme neue Produkte oder Business-modelle einführen.»

— Stefan Häberli — CEO Mobatime AG

Nutzen

Im November 2020 ging das ERP-System SAP S/4HANA bei Mobatime live und wird heute vom Service über die Produktion bis in den Vertrieb von allen Abteilungen als neues Arbeitsmittel genutzt. Rund 25’000 Aufträge werden jährlich auf dem ERP-System abgewickelt – hierbei sind Rechnungsausstellungen, Lieferungen oder Serviceaufträge nicht mitgezählt. Was hat sich seit der Einführung der neuen Software verändert? «Die Aufwände im Backoffice haben sich seit dem Go-live vermindert. Was früher von Hand abgewickelt wurde, läuft heute automatisiert», bilanziert der CEO. Insbesondere der PDF-Versand spare Manpower ein, der nun vermehrt für qualitative Arbeiten eingesetzt werden könne.

Customer Experience

Ein weiterer Punkt, von dem sich Häberli viel verspricht, ist die Einführung eines Ticketingsystems, das sich im SAP S/4HANA integrieren lässt. Der Go-live dieses weiteren Innovationsschrittes ist für Oktober 2021 geplant. Dank der Integration im ERP-System werden sämtliche darin enthaltenen Daten zur Problemlösung von Kundenanfragen beitragen. «Unsere Kunden werden von einem schnellen und umfassenden Customer Service profitieren», sagt Häberli.

Planbarkeit

Für den CEO sind jedoch weder Zeit- noch Kosteneinsparungen die grössten Benefits, sondern die Sicherheit und Langfristigkeit des neuen Systems. «Es gibt nichts, was wir nicht in den SAP-Strukturen umsetzen könnten», sagt Häberli. «Mit SAP können wir jederzeit und ohne Probleme neue Produkte oder Businessmodelle einführen. Auch wenn wir drei neue Firmen kaufen wollten, wäre das mit unserem ERP-System von heute auf morgen möglich.» Mit der Conversion hat Mobatime die technische Basis für die Zukunft geschaffen und geht weiterhin im Gleichschritt mit der Zeit.

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